Облік заявок асенізатора: Excel чи спеціальна система?
Диспетчеризація
Облік заявок асенізатора: Excel, месенджери чи спеціальна система?
Порівнюємо Excel, зошити, Viber/Telegram і спеціальну систему для обліку заявок асенізаторської компанії.
· 11 хв читання
Облік заявок асенізатора найчастіше починається з зошита біля телефона, продовжується Excel-таблицею і групою в месенджері, а закінчується тим, що власник уже не впевнений, скільки заявок за тиждень було насправді. Розбираємо чотири способи вести заявки — паперовий журнал, таблицю, месенджер і спеціальну систему, — який мінімальний набір полів потрібен у будь-якому з них, де саме губляться заявки й гроші і як зрозуміти, що час переходити далі.
Що саме треба обліковувати
Заявка в асенізації — це не адреса в списку, а обіцянка: приїхати певною машиною в певний час, відкачати певний об'єм, взяти певну суму й видати акт. Облік виїздів асенізатора має відповідати на три питання: що заплановано, що фактично зроблено і що оплачено. Якщо спосіб обліку закриває лише перше, решту доводиться тримати в голові.
Окремо варто розрізняти замовлення і заявку. Замовлення — це те, що попросив клієнт («приїдьте в четвер зранку»). Заявка — те, що диспетчер підтвердив і поставив на конкретну машину. Між ними буває перенесення, уточнення адреси чи відмова, і облік замовлень асенізатора, який цього не розрізняє, показує клієнту обіцянки, яких ніхто не давав.
Простий приклад життя однієї заявки. У понеділок дзвонить кафе: жировловлювач переповнений, просять приїхати в середу. Диспетчер ставить заявку на середу, 10:00, на машину, що того дня працює в місті. У вівторок кафе просить перенести на четвер. У четвер водій відкачує, як з'ясовується, більше, ніж планували, клієнт платить на рахунок, а акт підписує адміністратор. Через місяць — знову той самий жировловлювач. За цей час заявка змінювала дату, суму й статус, і кожна зміна мала потрапити в облік. Спосіб, який зберігає лише початковий запис, покаже середу і плановий об'єм — тобто те, чого не було.
Облік заявок асенізатора: чотири способи
Паперовий журнал заявок асенізатора
Зошит із датами на кожній сторінці: адреса, телефон, «септик, 6 кубів». Працює, поки заявки приймає одна людина і вона ж пам'ятає всіх клієнтів. Журнал неможливо подивитися з дороги, в ньому не шукають за адресою, а щоб дізнатися, коли востаннє їздили до ресторану, треба гортати місяці назад.
Excel або Google Таблиці
Excel для асенізаторської компанії — природний наступний крок після зошита: таблиця вже дозволяє шукати, фільтрувати й рахувати суму за місяць. Проблеми починаються, коли її ведуть двоє: хтось сортує стовпець без решти рядка, хтось додає заявку в старій копії. Водій із телефона таблицю майже не редагує, тож факт виїзду все одно вносить диспетчер після дзвінка. А дату наступного планового обслуговування таблиця не нагадає — її треба формулою рахувати й самому переглядати.
Група у Viber чи Telegram
Найшвидший спосіб передати заявку водію: адреса, фото, «прийняв». Але чат — це стрічка, а не облік. Перенесену заявку доводиться писати заново, старе повідомлення лишається вище й плутає. Через місяць порахувати, скільки виїздів зробила кожна машина, можна лише прокручуванням.
Спеціальна система обліку заявок асенізатора
Заявка існує в одному місці, диспетчер і водій бачать один і той самий запис, статус змінюється в момент дії, а сума береться з прайсу. Мінус — треба один раз перенести базу й навчити людей. Докладно про те, які модулі має мати така система, — у статті про те, якою має бути програма для асенізаторів.
Порівняння способів обліку заявок:
Гортайте таблицю →
Спосіб
Пошук за клієнтом
Факт від водія
Планові нагадування
Звіт за місяць
Паперовий журнал
гортанням
ні
ні
вручну
Excel / Google Таблиці
так
через диспетчера
лише формулою
так, якщо дані повні
Група в месенджері
прокручуванням
повідомленням
ні
ні
Спеціальна система
так
у застосунку
автоматично
так
На практиці більшість компаній поєднують способи: заявки приймають у зошит, водіям пересилають у месенджер, а раз на тиждень переносять у таблицю. Кожне таке перенесення — місце, де заявка може загубитися чи змінитися. Три копії одного запису не страхують одна одну, а сперечаються між собою: коли в зошиті четвер, а в чаті середа, правильну версію знає лише той, хто говорив із клієнтом. Тому корисне правило для будь-якого способу — одне основне місце, де заявка вважається справжньою, а все інше лише копії для зручності.
Шаблон таблиці заявок асенізатора
Незалежно від способу, у заявці мають бути ті самі поля. Якщо ви поки ведете таблицю заявок асенізатора в Excel, почніть із цього набору — він же знадобиться при перенесенні в систему.
Шаблон таблиці заявок асенізатора: мінімальний набір полів:
Гортайте таблицю →
Поле
Навіщо
Дата й час виїзду
Щоб бачити завантаження дня і не ставити дві заявки на одну годину
Клієнт і телефон
Щоб подзвонити при запізненні й знайти всю історію клієнта
Об'єкт і адреса
У одного клієнта буває кілька точок; водій має їхати на конкретну
Тип об'єкта
Жировловлювач, септик і вигрібна яма мають різні ставки й різний графік
З нього рахується сума при оплаті по кубах; вносить водій
Послуги й сума
Щоб ціну визначав прайс, а не пам'ять диспетчера
Спосіб оплати і позначка «оплачено»
Щоб знати борги клієнтів, а не згадувати їх
Статус
Заплановано, в дорозі, виконано, скасовано — інакше незрозуміло, що вже зроблено
Акт
Юридичні особи без акта не платять; фото підписаного акта — доказ виконання
Причина скасування
Щоб відрізнити «клієнт передумав» від «не встигли доїхати»
Два поля, про які найчастіше забувають, — фактичний об'єм і позначка оплати. Саме на них тримається звірка виручки: без них таблиця показує, куди їздили, але не показує, скільки мали отримати.
Де губляться заявки й гроші
Питання «як вести заявки асенізатора» зазвичай виникає не з цікавості, а після конкретної втрати. Найчастіші місця:
Дзвінок у дорозі. Клієнт подзвонив водію напряму, той пообіцяв «заїхати в п'ятницю» і забув. У журналі цієї заявки немає, у клієнта — є.
Перенесення. Заявку перенесли з вівторка на четвер у чаті, а в таблиці вона лишилась на вівторок. У четвер машина їде на інший об'єкт.
Планові клієнти. Ресторан, у якого жировловлювач чистять щомісяця, не дзвонить сам — він звик, що нагадують. Не нагадали — клієнт знайшов іншого асенізатора. Втрачається не одна заявка, а роки регулярного обслуговування; як цього уникати — у статті про те, як не втрачати постійних клієнтів асенізаторської компанії.
Готівка без фіксації. Водій взяв гроші, сума в журнал не потрапила. Наприкінці місяця виручка не сходиться, і з'ясувати, де саме, неможливо.
Неоплачені акти. Підприємство отримало акт, але оплату відклало. Якщо немає окремого списку боргів, про нього згадують через кілька місяців. Як щодня бачити неоплачені виїзди, — у статті про оплату на виїзді.
Сезонний пік. Навесні й восени заявок стає помітно більше, і саме тоді диспетчер найменше має часу переписувати їх із чату в таблицю.
Як вести заявки асенізатора щодня
Будь-який спосіб обліку працює лише тоді, коли його ведуть регулярно. Навіть у таблиці можна уникнути більшості втрат, якщо дотримуватися простого порядку:
Зранку — погляд на весь день. Перевірте, чи на кожну машину поставлено реальну кількість виїздів з урахуванням дороги й поїздок на злив, і чи немає заявок без часу чи без адреси. Сам план краще складати напередодні — про це матеріал про планування виїздів асенізаторів.
Дзвінок — одразу в облік. Заявку записують під час розмови, а не «потім». Якщо клієнт подзвонив водію, водій пересилає її диспетчеру, а не тримає в пам'яті.
Перенесення — зміна запису, а не новий. Стару дату виправляють, а не дописують поруч нову, інакше на один об'єкт з'являються дві заявки.
Увечері — звірка плану з фактом. Кожна заявка дня має закінчитися одним із двох станів: виконано з об'ємом і сумою або скасовано з причиною. «Висить» не має жодна.
Раз на тиждень — борги й планові клієнти. Хто не заплатив за акт і кому з постійних клієнтів час на наступне обслуговування.
Якщо щоденна звірка забирає більше пів години, а заявки розподіляють між машинами «на відчуття», варто подивитися на диспетчеризацію асенізаторської компанії як окремий процес, а не лише на спосіб запису.
Коли час переходити далі
Перехід на систему не обов'язковий для кожного. Одна машина й кілька десятків клієнтів цілком живуть у таблиці. Перевірте себе за цим списком — якщо «так» на три пункти й більше, облік заявок асенізаторів уже коштує вам грошей:
Заявки приймають двоє людей або більше — і хоча б раз за місяць були накладки.
Водій дізнається про зміни в маршруті дзвінком, а не бачить їх сам.
Ви не можете за п'ять хвилин сказати, скільки виїздів зробила кожна машина за минулий місяць.
Про плановий виїзд до постійного клієнта нагадує сам клієнт.
Сума за виїзд залежить від того, хто з диспетчерів приймав заявку.
Щоб знайти, коли востаннє їздили на конкретну адресу, доводиться гортати журнал чи чат.
Якщо «так» лише на один-два пункти, із системою можна зачекати й спершу навести лад у таблиці.
Готуватися до переходу можна вже зараз, навіть якщо рішення ще не прийняте. Приведіть таблицю до одного формату: одна заявка — один рядок, окремий аркуш для клієнтів і їхніх об'єктів, дата останнього виїзду для кожного постійного клієнта. Така таблиця завантажується в програму обліку замовлень асенізатора імпортом за кілька хвилин, а хаотичний журнал доводиться переносити вручну тиждень.
Як це побудовано у VakuMaster
У диспетчерській системі VakuMaster кожне поле з шаблону вище вже є в заявці, а заповнює його той, хто знає відповідь: диспетчер — час, машину й послуги, водій — фактичний об'єм і фото акта.
Одна заявка, два екрани. Диспетчер бачить заявку на дошці «машини × години», водій — у своєму застосунку. Зміна часу чи машини видна обом одразу, без повідомлень у чаті.
Замовлення окремо від заявок.Замовлення з Telegram-бота компанії потрапляють у чергу підтвердження диспетчера, а не на дошку одразу. Відхилення — завжди з альтернативним часом.
Сума з прайсу. Послуги обираються чекбоксами, проїзд і ставка за типом об'єкта додаються самі. При оплаті по лічильнику об'єм вносить водій, ціна рахується з прайсу.
Статуси кольором. Бурштиновий — заплановано, бірюзовий — в дорозі, зелений — виконано, червоний — прострочено чи потребує уваги. Прострочені видно окремим списком.
Акт і борги. Акт виконаних робіт формується після виїзду. Звіт про борги клієнтів показує, хто й скільки винен.
Система фіксує, хто закрив виїзд — водій через застосунок чи диспетчер з дошки, тож «виконано» завжди має автора.
Часті запитання
Як вести облік заявок асенізатора в Excel?
Заведіть по рядку на кожну заявку з колонками дата й час, клієнт, телефон, адреса об'єкта, тип об'єкта, машина, плановий і фактичний об'єм, сума, спосіб оплати, статус і позначка про акт. Не змішуйте клієнтів і заявки в одному аркуші: окремий аркуш для клієнтів з об'єктами полегшує пошук і майбутнє перенесення в систему.
Які поля мають бути в журналі заявок асенізатора?
Мінімум — дата й час, клієнт і телефон, адреса та тип об'єкта, машина, об'єм, сума, спосіб оплати, статус і відмітка про акт. Найчастіше забувають фактичний об'єм і позначку оплати, а саме на них тримається звірка виручки.
Чи можна вести заявки асенізатора в Viber чи Telegram-групі?
Передавати заявку водію через месенджер можна, але вести в ньому облік — ні. Чат не показує актуальний стан заявки після перенесень, у ньому не порахуєш виїзди за місяць і не побачиш борги клієнтів.
Коли асенізатору час переходити з Excel на спеціальну систему?
Коли заявки приймають двоє людей або більше, коли водію потрібно бачити зміни без дзвінків і коли про планові виїзди нагадують самі клієнти. Для однієї машини й кількох десятків клієнтів таблиці зазвичай ще достатньо.
Чим замовлення відрізняється від заявки?
Замовлення — це прохання клієнта приїхати в певний час. Заявка — підтверджений диспетчером виїзд конкретною машиною. Між ними може бути перенесення чи відмова, тому замовлення не варто одразу ставити в план.
Скільки коштує система обліку заявок VakuMaster?
Ціна VakuMaster залежить від кількості виконаних заявок за місяць, а не від кількості машин чи користувачів. Перший місяць коштує 25% ціни обраного тарифу, картка при реєстрації не потрібна. Актуальні тарифи — на головній сторінці.
Додайте машини, перших клієнтів і створіть першу заявку за вечір. Перший місяць коштує 25% ціни тарифу, картка при реєстрації не потрібна.
