Планування роботи асенізаторів: як організувати день
Автопарк
Як диспетчеру планувати день асенізаторського автопарку
Практичний підхід до планування заявок, машин і водіїв: як зменшити простої та виконувати більше виїздів за робочий день.
· 9 хв читання
Планування виїздів асенізаторів у більшості малих компаній відбувається зранку, о сьомій, коли водії вже чекають адрес, а телефон дзвонить утретє. Такий план живе до першого термінового виклику. Добре спланований день складається раніше і в кілька заходів: тиждень уперед для постійних клієнтів, вечір напередодні для конкретного порядку, коротка перевірка вранці й кілька рішень протягом дня. Розбираємо цей ритм по годинах — що робити на кожному етапі, скільки місця лишати під термінові заявки і як діяти, коли план ламається.
Планування роботи асенізаторів: тиждень уперед
Найбільша частина завтрашнього дня відома вже сьогодні — це планові виїзди до постійних клієнтів. Жировловлювачі ресторанів чистять за графіком, септики котеджних містечок викачують раз на кілька місяців, заводи мають свої регламенти. Планування роботи асенізаторів починається саме з них, а не з нових дзвінків.
Раз на тиждень, наприклад у п'ятницю, варто переглянути, у кого з постійних клієнтів наближається дата обслуговування на наступні сім днів, і поставити ці виїзди в графік виїздів асенізаторів заздалегідь. Правило просте: плановий клієнт без жорсткої дати ставиться в той день, коли машина вже буде в його районі. Ресторан, який чистять щомісяця, не постраждає, якщо до нього приїдуть на два дні раніше, — а машина заощадить окрему поїздку.
Тижневий погляд дає ще одну річ — видно перекіс завантаження до того, як він стане проблемою. Якщо на вівторок уже стоїть по сім заявок на кожну машину, а четвер порожній, частину планових виїздів можна зсунути вже зараз, подзвонивши клієнтам заздалегідь, а не в день виїзду.
У сезон, навесні після танення снігу й восени перед морозами, графік роботи асенізаторських машин варто заповнювати плановими клієнтами щільніше в тихі дні тижня — пікові дні однаково заб'ють нові дзвінки.
Напередодні ввечері: план на завтра
Вечір — головний етап планування дня асенізатора. Заявки на завтра вже відомі, машини повернулися, і є пів години без дзвінків. Як скласти графік асенізатора на завтра — короткий чекліст:
Звірити кожну заявку на завтра: адреса, тип об'єкта, орієнтовний об'єм, контакт на місці, спосіб оплати. Незаповнене — уточнити ввечері, а не біля ями.
Скласти порядок заїздів для кожної машини: перша адреса ближче до бази, наступна — поруч із попередньою, коло закінчується ближче до точки зливу.
Поставити злив окремим пунктом плану — з часом і місцем, а не «коли заповниться».
Перевірити, чи машина зіллялась сьогодні. Повна цистерна зранку — це втрачене перше коло ще до першого клієнта.
Залишити резерв під термінові виклики (нижче — скільки саме).
Підтвердити клієнтам час, особливо ресторанам, які працюють до відкриття, і заводам із прохідною.
Роздрукувати чи надіслати водію маршрутний лист: порядок адрес, контакти, послуги.
Скільки об'єктів реально вміщується в день однієї машини, залежить від циклу «об'єкти + дорога на злив + черга». Цей розрахунок тут не повторюємо — його покроково розібрано в статті про те, скільки заявок може виконати одна асенізаторська машина за день. Для вечірнього планування важливо одне: план, складений за середнім, а не за вашими реальними циклами, щодня не виконуватиметься на останніх адресах.
Ранок: перевірити, що план живий
Зранку план не складають, а перевіряють. Десять хвилин до виїзду машин:
Машини й водії. Усі вийшли на роботу, жодна машина не стала на ремонт за ніч. Якщо стала — перерозподіл робиться зараз, до першого дзвінка клієнта.
Нічні повідомлення. Клієнти, які написали ввечері чи вночі, чекають відповіді до восьмої. Письмове замовлення — ще не заявка: його треба підтвердити і лише потім ставити в план.
Перша адреса кожної машини. Чи підтвердив клієнт, чи буде хтось на місці. Перша порожня адреса зсуває весь день.
Погода й дороги. Сильний сніг чи злива змінюють тривалість дороги, і краще зсунути заміські виїзди на потім, ніж запізнитися на всі.
Якщо водії бачать свій список виїздів у телефоні й ставлять статуси самі, ранкова перевірка зводиться до погляду на план, а не до дзвінків кожному. Як налагодити таку звичку з водіями, описано в статті про те, як контролювати роботу водіїв асенізаторських машин.
Протягом дня: резерв і злам плану
Скільки лишати під термінові заявки
Переповнений жировловлювач у п'ятницю ввечері чи вибита каналізація в котеджі — такі дзвінки неминучі. Якщо план заповнений впритул, кожен терміновий виклик ламає дві-три планові заявки. Тому в плані варто лишати резерв: наприклад, одне вільне вікно на машину в будній день і на весь автопарк — хоча б одне в пікову пору. У сезон резерв потрібен більший, у тихі тижні його можна заповнювати плановими клієнтами, яких легко перенести. Точна пропорція залежить від вашої статистики: за кілька тижнів видно, скільки термінових дзвінків припадає на звичайний день.
Резерв — це не простій. Завантаження автопарку асенізаторів вимірюється за тиждень, а не за годину: вікно, в яке не прийшов терміновий виклик, закривається плановим клієнтом, якому подзвонили вранці й запропонували приїхати сьогодні замість четверга.
Що робити, коли план ламається
План ламається щодня — питання лише в тому, наскільки передбачувано. Типові ситуації й перша реакція:
Коли день пішов не за планом:
Гортайте таблицю →
Що сталося
Перша дія диспетчера
Терміновий виклик у завантажений день
Знайти машину поруч із місцем у цистерні, одну планову заявку перенести й одразу попередити її клієнта
Машина стала посеред дня
Термінові заявки — на інші машини, планові — на вільні вікна чи завтра, з дзвінком кожному клієнту
Клієнт не відчинив, водій скасував виїзд
З'ясувати причину, запропонувати клієнту новий час, у звільнене вікно поставити наступну адресу
Черга на зливі довша, ніж зазвичай
Зсунути останні адреси кола, попередити клієнтів про запізнення заздалегідь
Об'єм на місці більший за заявлений
Перерахувати, чи вміститься наступна адреса, за потреби поставити злив раніше
Водій запізнюється на кожну адресу
Перевірити реальний час циклу: план, найімовірніше, занижено
Спільне правило для всіх рядків: клієнт має дізнатися про зміну від компанії, а не з того, що машина не приїхала. Дзвінок на п'ять хвилин раніше коштує дешевше за втраченого постійного клієнта.
Кінець дня і організація роботи диспетчера
День закінчується не тоді, коли останній водій повернувся, а тоді, коли план на завтра складено. Тому кінець дня й вечірнє планування — це один блок роботи:
Переконатися, що кожна заявка має статус: виконано, перенесено на конкретну дату або скасовано з причиною.
Звірити об'єм і суму за виконаними виїздами, особливо готівкові.
Перенести незакрите на конкретний день, а не «на потім».
Скласти план на завтра за чеклістом вище.
Організація роботи диспетчера асенізаторів тримається на цьому ритмі: тиждень — вечір — ранок — день. Планування виїздів асенізаторів, розкладене так, перестає бути щоранковим авралом. У компанії з однією-двома машинами все це може робити сам власник, і тоді ритм важливий ще більше, бо часу на імпровізацію немає. Ширше про те, як влаштовано весь шлях заявки від дзвінка до акта, — у статті про те, як організувати диспетчеризацію асенізаторської компанії, а про те, як асенізаторські компанії України керують автопарком загалом, — в оглядовому матеріалі серії.
Як це побудовано у VakuMaster
У диспетчерській системі VakuMaster планування заявок асенізатора ведеться на дошці, де видно день і тиждень усіх машин одночасно. Що для цього є:
Тиждень на одному екрані: видно, яка машина вільна, до того як обіцяти клієнту день. Дані вигадані.
Дошка в режимах день / тиждень. Сітка «машини × години» на всю добу: вечірній план складається на дні, тижневий — на тижні. Клік по вільній годині створює заявку, перенесення — перетягуванням або кліком.
Графік обслуговування об'єктів. Дата наступного обслуговування рахується з графіка кожного об'єкта; список прострочених і нагадування диспетчеру на дошці допомагають ставити планових клієнтів заздалегідь.
Цистерна й злив у плані. Вільне вікно враховує заповнення цистерни, а виїзд на точку зливу з довідника вставляється зі своєю тривалістю.
Кнопка «Порядок заїздів». Підбирає порядок на день для однієї машини за принципом «найближчий наступний» по прямій, з урахуванням цистерни й зливу. Це не навігатор по дорогах.
Маршрутний лист. Друкований лист на день для кожної машини — на випадок, якщо телефон водія сів.
Дзвіночок. Замовлення клієнтів із Telegram-бота, скасування водієм і запізнення збираються в одному місці — видно, де план почав ламатися.
Часті запитання
Коли краще планувати виїзди асенізаторів: увечері чи зранку?
Увечері напередодні. Зранку план лише перевіряють: чи всі машини й водії на місці, чи підтвердили клієнти перші адреси, чи немає нічних замовлень. План, складений о сьомій ранку, зазвичай тримається до першого термінового дзвінка.
Як скласти графік асенізатора для постійних клієнтів?
Раз на тиждень переглянути, у кого наближається дата обслуговування, і поставити цих клієнтів у дні, коли машина вже буде в їхньому районі. Планові виїзди без жорсткої дати можна зсувати на день-два, і саме вони вирівнюють завантаження між днями тижня.
Скільки часу лишати в плані під термінові виклики?
Залежить від статистики вашої компанії й сезону. Орієнтовно — хоча б одне вільне вікно на машину в будній день і більше у весняний та осінній пік. Невикористаний резерв закривається плановим клієнтом, якому запропонували приїхати раніше.
Що робити, якщо план дня постійно не виконується?
Порівняти план із фактом за кілька тижнів. Найчастіше занижено час на злив разом із чергою або дорогу між районами. Після того як цикл перераховано за реальними даними, план стає виконуваним без тиску на водіїв.
Скільки коштує VakuMaster для планування виїздів?
Ціна залежить від кількості виконаних заявок за місяць, а не від кількості машин, диспетчерів чи водіїв. Перший місяць коштує 25% ціни обраного тарифу, картка при реєстрації не потрібна. Актуальні тарифи — на головній сторінці.
Додайте машини, перших клієнтів і створіть першу заявку за вечір. Перший місяць коштує 25% ціни тарифу, картка при реєстрації не потрібна.
